AI viết email

Email Writer giúp gì cho bạn

Email Writer biến những mô tả ngắn gọn thành một email rõ ràng, sẵn sàng để chỉnh sửa. Chỉ cần nêu rõ bạn viết cho ai, sự việc ra sao và mong muốn điều gì, công cụ sẽ tạo tiêu đề, lời chào phù hợp, phần thân bài ngắn gọn với mỗi ý một đoạn, lời yêu cầu cụ thể và lời kết. Công cụ hỗ trợ tốt cho việc viết email mới, trả lời thư hoặc gửi email nhắc nhở lịch sự.

Tính năng này cực kỳ hữu ích cho những email dễ khiến bạn trì hoãn: nhờ vả, giục thanh toán hóa đơn, khiếu nại dịch vụ, từ chối lời mời, hoặc phản hồi một email dài mà chưa biết bắt đầu từ đâu.

Cách sử dụng

1. Mô tả email trong khung nhập liệu: người nhận, tình huống và kết quả bạn mong muốn. Để trả lời thư, hãy dán email nhận được và thêm một câu nêu ý bạn muốn phản hồi.
2. Chọn loại email: email mới, trả lời thư (reply), hoặc gửi tiếp (follow-up) khi chưa nhận được phản hồi.
3. Chọn giọng văn: chuyên nghiệp, thân thiện, trang trọng, lịch sự nhưng kiên quyết, xin lỗi hoặc thuyết phục.
4. Chọn độ dài: ngắn (ba đến năm câu), vừa (hai đến ba đoạn) hoặc chi tiết.
5. Nhấn Tạo (Generate). Sao chép email vào ứng dụng thư của bạn, nhấn Tạo lại (Regenerate) để lấy phiên bản khác, hoặc Tiếp tục trong chat (Continue in chat) để chỉnh sửa từng câu chữ.

Email sẽ được viết bằng chính ngôn ngữ bạn dùng để mô tả, nên bạn có thể nhập mô tả bằng tiếng Ba Lan để nhận lại email tiếng Ba Lan.

Mẹo để có kết quả tốt hơn

• Nêu rõ kết quả mong muốn. "Tôi muốn được hoàn tiền trước thứ Sáu" hoặc "Tôi muốn đổi lịch họp" giúp email có mục đích rõ ràng và phần kết dứt khoát.
• Đưa vào các thông tin quan trọng. Mã đơn hàng, ngày tháng và các lần liên hệ trước sẽ tăng tính thuyết phục. Những chi tiết còn thiếu sẽ hiển thị dưới dạng dấu ngoặc vuông như [mã đơn hàng] để bạn tự điền vào.
• Dùng giọng văn "lịch sự nhưng kiên quyết" khi có vấn đề. Đây là tông giọng chuẩn cho các việc sửa chữa, hoàn tiền hay chậm tiến độ: vừa tôn trọng, vừa cho thấy rõ vấn đề cần được xử lý ngay.
• Cố gắng viết ngắn gọn. Người bận rộn thường phản hồi email ngắn nhanh hơn. Hãy chọn độ dài ngắn trừ khi vấn đề thực sự cần giải thích chi tiết.
• Cá nhân hóa trước khi gửi. Thêm vào một câu mang dấu ấn riêng của bạn, chẳng hạn như nhắc lại cuộc trò chuyện gần nhất giữa hai người.

Đối với email xin việc, hãy xem hướng dẫn về AI hỗ trợ tìm việc. Các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể tham khảo thêm tại AI cho doanh nghiệp nhỏ.

Ví dụ

Mô tả: Nhờ chủ nhà sửa hệ thống sưởi. Nó đã hỏng từ thứ Hai và tôi đã gọi hai lần rồi. Giọng văn: lịch sự nhưng kiên quyết, ngắn gọn.

Tiêu đề: Yêu cầu sửa hệ thống sưởi tại [địa chỉ của bạn]

Kính gửi [Tên chủ nhà],

Hệ thống sưởi trong căn hộ của tôi đã không hoạt động từ thứ Hai. Tôi đã gọi điện hai lần để thông báo nhưng vẫn chưa nhận được thông tin khi nào sẽ có người đến sửa.

Vì nhiệt độ đang giảm mạnh, nhờ anh/chị sắp xếp sửa chữa trong tuần này và báo giúp tôi thời gian kỹ thuật viên có thể qua.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Giới hạn và lưu ý sử dụng

• Kiểm tra kỹ thông tin và cam kết. Công cụ được lập trình để không bịa đặt ngày tháng, số tiền hay lời hứa, nhưng bạn vẫn nên đọc lại email trước khi gửi. Chính bạn là người chịu trách nhiệm về nội dung đó.
• Điền đầy đủ các vị trí trong ngoặc. Tìm kiếm các dấu ngoặc vuông trước khi gửi để tránh sót lại những chỗ như [tên].
• Không thay thế tư vấn pháp lý. Với các tranh chấp chính thức, thông báo chấm dứt hợp đồng hoặc việc có ràng buộc pháp lý, công cụ này giúp bạn diễn đạt mạch lạc, nhưng hãy tham khảo ý kiến chuyên gia về nội dung pháp lý cần nêu.
• Không dùng vào mục đích lừa đảo. Nghiêm cấm mọi hành vi giả mạo, lừa đảo (phishing) và phát tán thư rác (spam).
• Cẩn thận với thông tin nhạy cảm. Không nhập mật khẩu, số thẻ ngân hàng hay thông tin riêng tư khác; bạn có thể tự thêm vào sau trong ứng dụng thư.

Câu hỏi thường gặp

Email Writer có miễn phí không?

Có, bạn dùng được ngay mà không cần tạo tài khoản. Mỗi người dùng có một số lượt gửi tin nhắn miễn phí mỗi ngày, dùng chung cho chat và tất cả công cụ, được làm mới hàng ngày.

Công cụ có trả lời được email tôi nhận được không?

Được chứ. Hãy chọn "Reply", dán email bạn nhận được vào ô nhập liệu và thêm một câu ngắn về ý bạn muốn phản hồi. Thư trả lời sẽ bám sát các ý đó.

Công cụ có tự gửi email thay tôi không?

Không. ChatG không kết nối với hộp thư của bạn. Bạn chỉ cần sao chép nội dung vào ứng dụng email của mình, kiểm tra lại và tự bấm gửi.

Tôi có thể chỉnh sửa chỉ một phần trong email không?

Hoàn toàn được. Hãy bấm Tiếp tục trong chat và yêu cầu, ví dụ như: "Rút ngắn đoạn thứ hai lại" hoặc "Thêm chi tiết là tôi có thể ở nhà sau 4 giờ chiều". Bạn cũng có thể soạn email ngay trong khung chat.

Công cụ viết được những ngôn ngữ nào?

Công cụ sẽ viết bằng ngôn ngữ bạn dùng để mô tả, và cũng có thể viết bằng ngôn ngữ khác nếu bạn yêu cầu rõ trong phần mô tả.