פרומפטים לפרודוקטיביות

פעל כמאמן פרודוקטיביות. הנה רשימת המשימות שלי לשבוע הקרוב: [הדבק משימות עם מועדים]. מיין אותה באמצעות מטריצת דחוף-חשוב, הצע מה להאציל או להסיר, וקבע סדר עדיפויות למחר.

תכנן את היום שלי מ-[שעת התחלה] עד [שעת סיום]. פגישות קבועות: [פגישות]. משימות: [משימות עם הערכת זמן]. חלק לבלוקים של זמן, שים עבודה עמוקה כשאני הכי חד/ה ([בוקר או אחר הצהריים]), והשאר מרווחים בין הבלוקים.

פרק את הפרויקט [פרויקט] לשלבים, אבני דרך וצעדים מעשיים הבאים שכל אחד מהם לוקח פחות משעתיים. תאריך היעד הוא [תאריך] ויש לי [שעות בשבוע] לעבוד עליו. סמן את השלב בעל הסיכון הגבוה ביותר.

הנה סיכומים קצרים של הודעות הדוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלי: [הדבקת רשימה]. יש למיין אותן לפי: להשיב עכשיו, לתזמן, להאציל ולארכב, ולנסח טיוטות של תשובות בנות שורה אחת לקבוצת ה'להשיב עכשיו'.

הדריכו אותי בסקירה שבועית של 20 דקות. שאלו אותי שאלה אחת בכל פעם על מה שסיימתי, מה תקוע, מועדי יעד קרובים והעדיפויות שלי עבור [תחום בחיים או בעבודה], ולאחר מכן סכמו את התוכנית שלי לשבוע הבא ברשימה קצרה.

אני רוצה לבנות את ההרגל של [הרגל]. בנו תוכנית לארבעה שבועות הכוללת גרסת התחלה מזערית, טריגר מפעיל, דרך פשוטה למעקב ומה לעשות כאשר מפספסים יום. לוח הזמנים שלי: [לוח זמנים].

סכמו את המסמך הזה עבור קוראים עסוקים: תחילה שלושה משפטים, לאחר מכן נקודות עיקריות בתבליטים, ולבסוף מועדי יעד, מספרים או החלטות נדרשות. מסמך: [הדבקת טקסט]

עזרו לי להחליט בין [אפשרות א'], [אפשרות ב'] ו-[אפשרות ג']. תחילה שאלו אותי אילו קריטריונים חשובים ובאיזו מידה. לאחר מכן בנו מטריצת החלטות משוקללת בטבלה, הסבירו את התוצאה וציינו מה עשוי לשנות אותה.

צרו צ'ק-ליסט רב-פעמי עבור [משימה חוזרת, למשל: פרסום פוסט בבלוג או סגירת חודש]. חלקו את השלבים לפי שלבים בתהליך, שמרו על כל סעיף קצר ובר-בדיקה, וסמנו את השלבים שאנשים נוטים לשכוח לעיתים קרובות.

קשה לי להתרכז בגלל [הסחות דעת]. הציעו שגרת מיקוד מציאותית עבור [סוג עבודה/תפקיד] עם כ-[מספר] פגישות ביום, כולל דרכים לריכוז מענה להודעות במרוכז, הצבת גבולות מול עמיתים וחזרה למסלול לאחר הפרעות.

כתבו נוסחה ל-[Excel או Google Sheets] שמבצעת [תיאור הצורך], בהתבסס על המבנה הבא: [עמודות וכמה שורות לדוגמה]. הסבירו כיצד היא עובדת ואיך להתאים אותה כאשר טווח הנתונים גדל.

הנה פריקת מחשבות מבולגנת של כל מה שיושב לי בראש: [הדבקת טקסט]. הפכו אותה לרשימה מאורגנת המחולקת לפי תחומים, כגון עבודה, בית, סידורים ורעיונות, עם פעולה הבאה ברורה לכל פריט, וסמנו כל דבר שנראה דחוף.

עזרו לי להפוך את המטרה [מטרה] עבור [הרבעון או השנה] הבאים ליעד אחד (Objective) ושלוש תוצאות מפתח מדידות (Key Results). שאלו תחילה על נקודת ההתחלה שלי, ולאחר מכן הציעו פעולות שבועיות לקידום כל תוצאת מפתח.

כתבו בריף להאצלת סמכויות לצורך העברת [משימה] אל [אדם או תפקיד]. כללו את המטרה, ההקשר, איך נראית תוצאה מוצלחת, תאריך היעד [תאריך], משאבים זמינים, החלטות שניתן לקבל עצמאית ומתי נקבע עדכון סטטוס.

הנה לוח הפגישות החוזרות שלנו: [פגישות כולל משך זמן, משתתפים ומטרה]. הציעו אילו פגישות אפשר לקצר, לאחד, להעביר לפורמט כתוב או לבטל, ונסחו הודעה קצרה המציעה את השינויים לצוות.

אני צריך/ה ללמוד את היסודות של [תוכנה או כלי] תוך שבוע לצורך [מטרה]. בנו עבורי תוכנית לשבעה ימים עם תרגול יומי של 30 דקות, 10 התכונות השימושיות ביותר וקיצורי המקלדת ששווה לשנן.

צרו [מספר] תבניות דוא"ל רב-פעמיות למצבים שאני נתקל/ת בהם לעיתים קרובות: [פירוט מצבים]. השתמשו בסוגריים מסולסלים לציון החלקים המשתנים בכל פעם, ושמרו על כל תבנית קצרה ומנומסת.

אני ממשיך/ה לדחות את [משימה] בגלל [הסיבה, אם ידועה]. שאלו אותי שתי שאלות כדי להבין מה חוסם אותי, ולאחר מכן הציעו את הצעד הראשון הקטן ביותר שאפשר לבצע ב-10 הדקות הקרובות.

צרו שגרת סגירת יום עבודה של 10 דקות עבור [סוג עבודה/תפקיד]. כללו איסוף קצוות פתוחים, בחירת שלוש המשימות החשובות למחר וסימן ברור לכך שיום העבודה הסתיים.

הציעו מערכת פשוטה לניהול הערות עבור מי ש[תיאור צרכים, למשל: משתתף/ת בהרבה פגישות וקורא/ת המון] ומשתמש/ת ב-[אפליקציה או נייר]. הסבירו את מבנה התיקיות או התגיות, ספקו תבנית לסיכומי פגישות ותבנית להערות קריאה, והוסיפו הרגל שבועי לשמירה על הסדר.