پرامپت‌های بهره‌وری

به‌عنوان یک مربی بهره‌وری عمل کنید. این فهرست وظایف من برای این هفته است: [وظایف را همراه با مهلت‌ها وارد کنید]. آن را با ماتریس فوری-مهم دسته‌بندی کنید، کارهایی را که می‌توان تفویض کرد یا کنار گذاشت مشخص کنید، و ترتیبی برای کارهای فردا پیشنهاد دهید.

روز من را از [ساعت شروع] تا [ساعت پایان] برنامه‌ریزی کنید. قرارهای ثابت: [قرارها]. وظایف: [وظایف با زمان تخمینی]. از بلوک‌های زمانی استفاده کنید، کارهای عمیق و تمرکزی را در پربازده‌ترین زمانم یعنی [صبح یا بعدازظهر] قرار دهید و بین بلوک‌ها زمان استراحت در نظر بگیرید.

پروژه [پروژه] را به مراحل، نقاط عطف و اقدام‌های عملی بعدی تقسیم کنید که انجام هر کدام کمتر از دو ساعت طول بکشد. مهلت نهایی [تاریخ] است و می‌توانم [ساعت در هفته] روی آن کار کنم. پرریسک‌ترین مرحله را هم مشخص کنید.

این خلاصه ایمیل‌های صندوق ورودی من است: [چسباندن لیست]. آن‌ها را در دسته‌های «پاسخ فوری»، «زمان‌بندی»، «تفویض» و «بایگانی» مرتب کنید و برای دسته پاسخ فوری، پیش‌نویس پاسخ‌های تک‌خطی بنویسید.

مرا در یک مرور هفتگی ۲۰ دقیقه‌ای راهنمایی کنید. تک‌تک از من درباره کارهایی که تمام کرده‌ام، مواردی که متوقف شده‌اند، مهلت‌های پیش‌رو و اولویت‌هایم برای [بخش مورد نظر از کار یا زندگی] سؤال بپرسید، سپس برنامه‌ام برای هفته بعد را در فهرستی کوتاه خلاصه کنید.

می‌خواهم عادت [عادت] را در خود ایجاد کنم. یک برنامه ۴ هفته‌ای طراحی کنید که شامل یک نسخه شروع بسیار کوچک، یک نشانه یادآور، روشی ساده برای ردیابی و اقدام لازم در صورت از دست دادن یک روز باشد. برنامه زمانی من: [برنامه زمانی].

این متن را برای یک فرد پرمشغله خلاصه کنید: ابتدا سه جمله، سپس نکات کلیدی به صورت بالت‌پوینت، و در آخر هرگونه مهلت، آمار و ارقام یا تصمیمات مورد نیاز. سند: [چسباندن متن]

به من کمک کنید بین [گزینه الف]، [گزینه ب] و [گزینه ج] تصمیم بگیرم. ابتدا بپرسید چه معیارهایی و به چه میزان برای من مهم هستند. سپس یک ماتریس تصمیم‌گیری وزن‌دار در قالب جدول بسازید، نتیجه را توضیح دهید و بگویید چه چیزی می‌تواند آن را تغییر دهد.

یک چک‌لیست کاربردی برای [کار تکراری، مثلاً انتشار پست وبلاگ یا بستن حساب‌های ماهانه] بسازید. مراحل را بر اساس فازها دسته‌بندی کنید، هر مورد را کوتاه و قابل‌سنجش بنویسید و مواردی را که معمولاً فراموش می‌شوند مشخص کنید.

تمرکز من به دلیل [عوامل حواس‌پرتی] به هم می‌خورد. یک روتین تمرکز واقع‌گرایانه برای یک [عنوان شغلی] با حدود [تعداد] جلسه در روز پیشنهاد دهید که شامل دسته‌بندی پاسخ به پیام‌ها، مرزبندی با همکاران و بازگشت به کار پس از وقفه باشد.

با توجه به این چیدمان: [ستون‌ها و چند سطر نمونه]، یک فرمول [Excel یا Google Sheets] بنویسید که [آنچه نیاز دارید را شرح دهید]. توضیح دهید چگونه کار می‌کند و چطور با افزایش داده‌ها می‌توان آن را گسترش داد.

این یک یادداشت ذهنی درهم‌ریخته از تمام فکرهای من است: [چسباندن متن]. آن را به فهرستی مرتب دسته‌بندی‌شده بر اساس حوزه‌ها (مانند کار، خانه، کارهای بیرون و ایده‌ها) تبدیل کنید، برای هر مورد اقدام بعدی مشخص بنویسید و موارد فوری را مشخص کنید.

کمک کنید هدف من یعنی [هدف] برای [فصل یا سال] آینده را به یک هدف اصلی (Objective) و سه نتیجه کلیدی قابل‌سنجش (Key Results) تبدیل کنم. ابتدا از نقطه شروع من بپرسید، سپس اقدامات هفتگی برای پیشبرد هر نتیجه کلیدی پیشنهاد دهید.

یک بریف یا شرح کار برای سپردن [کار] به [شخص یا نقش] بنویسید. شامل هدف، پیش‌زمینه، تعریف خروجی نهایی، ضرب‌الاجل [تاریخ]، منابع موجود، تصمیماتی که خودشان می‌توانند بگیرند و زمان‌های پیگیری باشد.

این برنامه جلسات تکراری ماست: [جلسات به همراه مدت زمان، شرکت‌کنندگان و هدف]. پیشنهاد دهید کدام جلسات می‌توانند کوتاه‌تر شوند، ادغام گردند، به شکل متنی پیش بروند یا لغو شوند، و یک پیام کوتاه برای پیشنهاد این تغییرات به تیم بنویسید.

باید اصول اولیه [نرم‌افزار یا ابزار] را طی یک هفته برای [هدف] یاد بگیرم. یک برنامه ۷ روزه با تمرین‌های روزانه ۳۰ دقیقه‌ای، ۱۰ قابلیت پرکاربردتر و میانبرهای کیبورد ضروری ارائه دهید.

[تعداد] قالب آماده ایمیل برای موقعیت‌هایی که مرتب با آن‌ها مواجه می‌شوم بسازید: [لیست موقعیت‌ها]. برای بخش‌های متغیر از متغیرهای درون قلاب‌های ابریشمی استفاده کنید و متن‌ها را کوتاه و محترمانه بنویسید.

من مدام انجام [کار] را به تعویق می‌اندازم زیرا [دلیل، در صورت تمایل]. دو سؤال بپرسید تا علت این گره ذهنی مشخص شود، سپس کوچک‌ترین قدم ممکن را که می‌توانم ظرف ۱۰ دقیقه آینده بردارم پیشنهاد دهید.

یک روتین ۱۰ دقیقه‌ای برای پایان روز کاری یک [عنوان شغلی] طراحی کنید. شامل جمع‌بندی کارهای نیمه‌تمام، انتخاب ۳ کار اصلی فردا و یک نشانه مشخص برای پایان رسمی ساعات کاری باشد.

یک سیستم یادداشت‌برداری ساده برای کسی که [نیازها، مثلاً جلسات متعدد و مطالعه زیاد] دارد و از [اپلیکیشن یا دفترچه] استفاده می‌کند پیشنهاد دهید. ساختار پوشه‌ها یا برچسب‌ها را توضیح دهید، قالبی برای یادداشت‌های جلسات و مطالعه بدهید و یک عادت هفتگی برای مرتب نگه داشتن آن اضافه کنید.